Entenda como a falta de organização pode resultar em problemas fiscais

O Brasil tem um sistema tributário muito complexo, em que as empresas precisam pagar uma série de tributos e cumprir várias obrigações acessórias. Nesse contexto, é essencial manter a organização dos documentos e das atividades, levando em conta que erros ou inconsistências podem resultar em problemas fiscais e, consequentemente, em incidência de juros, multas, prejuízos, entre outras sanções.

Mas você sabe quais são os principais problemas que a falta de organização nos processos fiscais pode provocar? Leia este conteúdo para conhecer cada um e, assim, traçar as melhores estratégias para evitá-los.

Quais descuidos podem gerar problemas fiscais para a empresa?

A seguir, detalhamos as práticas que mais provocam dores de cabeça aos empreendedores com relação ao Fisco. Acompanhe!

Inadequação às mudanças das leis

É fundamental ficar sempre de olho nas alterações feitas nas leis vigentes, que costumam acontecer com certa frequência. Sendo assim, a falta de organização pode atrapalhar bastante o acompanhamento dessas mudanças.

Se você não se informar a respeito delas, provavelmente não vai conseguir entender as novas regras nem cumprir com todas as suas obrigações, levando à ocorrência de problemas fiscais.

Atraso no pagamento dos impostos

Dependendo do regime tributário em que a empresa se enquadra e dos aspectos específicos, cada imposto tem um prazo de pagamento diferente. Além disso, o empreendedor deve entregar algumas declarações todos os meses, outras trimestralmente, e assim por diante.

Então, outro problema fiscal é a confusão em relação a esses prazos, que podem fazer você se esquecer de um pagamento ou de enviar documentos importantes. O principal ponto é que esse descuido pode levar a irregularidades perante os órgãos fiscalizadores, gerando a aplicação de sanções capazes de prejudicar bastante o seu negócio.

Desorganização das informações

A falta de organização dos dados pode trazer dificuldade para encontrar comprovantes de pagamentos, notas fiscais, livros contábeis e demais documentos importantes para o devido cumprimento das obrigações.

Na maioria dos casos, isso ocorre porque a empresa e os responsáveis por essas funções têm uma rotina muito corrida e, com tanta coisa a ser feita, a organização das informações acaba sendo deixada para trás. Então, não há dúvidas de que essa falta de controle atrapalha bastante no momento de pagar impostos, fazer as declarações etc.

Enquadramento incorreto no regime de tributação

Uma das decisões que você precisa tomar ao abrir sua empresa está relacionada à escolha do regime tributário mais adequado às atividades que pretende desenvolver e às demais características do negócio.

É preciso ter muito cuidado nesse momento, já que essa definição engloba a análise de regras para o pagamento de impostos, das formas de apuração, entre outros fatores.

Caso contrário, há um grande risco de enquadrar a empresa na opção que não seja a mais benéfica. Isso faz com que o empreendedor pague mais impostos do que deveria, além de impedir que aproveite vantagens interessantes para o crescimento empresarial e a manutenção da saúde financeira do negócio.

Falhas da emissão das notas fiscais

A falta de atenção na hora de preencher os dados das notas fiscais pode acontecer com muita frequência nas empresas. Esse é um erro que tende a afetar bastante o negócio, principalmente pelo fato de interferir diretamente no cálculo dos tributos previstos.

Sendo assim, tenha em mente que as notas fiscais são essenciais para as transações comerciais, seja de produtos, seja de serviços — ainda mais considerando que sua emissão é obrigatória na maioria dos casos. Logo, erros no preenchimento podem invalidar os documentos e gerar problemas fiscais devido à divergência no cálculo tributário errado.

Para evitar esses deslizes cometidos por meio do preenchimento manual, uma ideia bacana é contar com sistemas específicos que auxiliem na emissão e gestão de notas fiscais da empresa.

Pagamento equivocado dos tributos

O pagamento indevido dos impostos pode ocorrer por várias razões, como inadequação às mudanças promovidas na lei, falhas no preenchimento de notas fiscais, DAE, DARF, DAS, entre outras guias.

Ao identificar que isso aconteceu, é necessário correr atrás da recuperação desse valor. Nesse sentido, você deve fazer uma solicitação administrativa, comprovando por meio de documentos que a quantia foi paga de forma indevida e, por isso, precisa ter o montante restituído como crédito tributário para abater esse valor nos próximos pagamentos.

Erros referentes à situação cadastral da empresa

Para garantir o pleno funcionamento das atividades da sua empresa, é necessário manter a situação regular perante o Fisco. Isso porque o negócio pode estar com a situação cadastral irregular, correndo risco de multas e demais penalidades fiscais, como a impossibilidade de gerar notas fiscais eletrônicas.

Por esse motivo, é fundamental adotar as ações adequadas para evitar problemas desnecessários. Por exemplo, averiguar se as informações da empresa estão cadastradas corretamente e se os dados informados estão em conformidade com os serviços que ela presta.

Dificuldade em controlar o excesso de documentos

Organizar adequadamente a documentação fiscal da empresa não é uma tarefa tão simples. Armazenar arquivos fiscais de maneira desorganizada ou não salvar periodicamente esses documentos são falhas que também podem prejudicar o empreendimento.

Uma estratégia para resolver esse problema é apostar na tecnologia, com a implementação de soluções que guardem de forma digital todos os documentos fiscais do negócio, o que simplifica o acesso e a busca.

Como um sistema ERP ajuda a manter a organização na empresa?

Agora que você entende como a desorganização costuma trazer problemas fiscais para a empresa, o ideal é contar com um sistema ERP eficiente para ajudar a evitar que isso ocorra.

Uma boa solução de gestão empresarial é capaz de automatizar os processos, integrar as atividades do negócio e proporcionar uma visão mais abrangente das operações, contribuindo para a busca por melhorias constantes. É o caso do WM10, desenvolvido pela alfaiataria de software Web Managers.

Essa solução nasceu com o intuito de suprir a necessidade do setor varejista de executar um gerenciamento multiloja. Portanto, é a escolha ideal para quem deseja otimizar o controle tributário, fundamentando-se em informações precisas e detalhadas para a elaboração das melhores estratégias.

Quer conhecer melhor as funcionalidades do WM10 e saber como ele pode auxiliar o seu negócio? Entre em contato agora mesmo e fale com um de nossos consultores!