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O que você precisa saber para automatizar processos gerenciais da empresa

Você tem ouvido falar que a grande tendência atual é automatizar processos? Esse realmente é um assunto em pauta em todos os setores do mercado, já que é um caminho para alavancar o desempenho da organização. Para ter sucesso nessa iniciativa, é preciso entender a dinâmica das tarefas automatizadas, além do passo a passo para a implementação.

Neste artigo, vamos responder às suas principais dúvidas sobre automação na empresa. Leia até o final e confira todas as dicas para otimizar a gestão do seu negócio e alcançar melhores resultados com uma estratégia sólida e as melhores tecnologias.

O que é a automação de processos gerenciais?

A automação de processos consiste em transformar tarefas manuais em automáticas, realizadas por tecnologias inteligentes. O que antes era realizado por um profissional de forma repetitiva passa a ser trabalho de um sistema ágil que coordena com maestria as ações e entrega os resultados em menos tempo e com mais assertividade.

Trazendo esse conceito para o contexto gerencial, a automação passa a dar conta de diversas responsabilidades da gestão de um negócio, controlando o fluxo de tarefas e oferecendo ao profissional uma visão mais ampla de tudo que acontece no setor e na empresa.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Uma das principais dúvidas de quem está pensando em automatizar processos gerenciais é sobre quais tarefas realmente podem ser alvo dessa inovação. Para entender esse aspecto, você deve fazer as seguintes perguntas:

  • essa é uma demanda recorrente para o setor?
  • ela é repetitiva?
  • é feita manualmente por um profissional?
  • acontece no ambiente digital ou pode ser digitalizada?
  • está suscetível a erros humanos?
  • o fluxo da tarefa pode ser mapeado e padronizado?

Se as respostas forem afirmativas, você pode automatizar o processo em questão. Ao analisar as possibilidades, você vai descobrir que existem muitas tarefas gerenciais que são passíveis de automação. Como exemplo, podemos citar:

  • atualização do estoque;
  • fluxo de caixa;
  • pagamento de fornecedores e colaboradores;
  • emissão de notas fiscais e comprovantes;
  • regras de precificação;
  • comunicações padronizadas para clientes.

Qual o momento certo de automatizar processos?

Considerando o cenário de transformação digital na sociedade, é importante lembrar que as empresas que adotam as melhores práticas e tecnologias saem na frente. Assim, o momento certo de investir em automatização é o mais rápido possível.

Outro fator que pode indicar essa necessidade é o desejo de expandir sua atuação. Quem deseja escalar o negócio precisa descobrir como fazer mais sem aumentar drasticamente seus custos. A automatização é o caminho para manter uma equipe enxuta que atue em alta performance tendo as ferramentas digitais como grandes aliadas.

Por fim, mais um indicador de que é hora de automatizar processos é o desejo de tornar sua loja mais competitiva, reduzir os custos, atender melhor aos clientes ou reduzir erros recorrentes.

Quais são os maiores benefícios da automação?

Vamos falar de vantagens de automatizar processos? Afinal, são os benefícios que mais impulsionam a gestão a decidir optar por esse caminho. É essencial ter uma perspectiva clara das melhorias que a atuação do seu negócio pode alcançar.

A otimização é um dos aspectos que mais chamam a atenção. Esse termo é usado para falar de tarefas que passam a ser realizadas não só mais rapidamente, mas com mais eficiência, ou seja, gerando melhores resultados. A automação é parceira da otimização porque torna todo o sistema de gestão mais integrado, com as informações facilmente acessadas pelo responsável. Assim, se perde menos tempo buscando arquivos, planilhas e documentos na rotina.

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A redução dos custos também é uma vantagem, principalmente em um contexto de expansão da empresa. A tecnologia viabiliza que as tarefas sejam feitas a partir de um investimento fixo, não importando se o volume vai crescer com o tempo. A equipe de colaboradores passa a ter uma visão mais analítica, pronta para inovar e criar melhores estratégias.

A automatização de processos é completamente orientada a dados. Além de usar informações pertinentes, o sistema gera relatórios que se tornam recursos valiosos na tomada de decisões. Assim, a gestão comete menos erros e ganha mais competitividade.

Como começar a automatizar processos?

Quer começar a estruturar seu plano de automação? Antes de tudo, é essencial realizar um planejamento sólido para esse momento, afinal, não se trata apenas de implementar uma ferramenta, mas de mudar toda a dinâmica de trabalho em seu negócio. Separamos um passo a passo que vai ajudar você a iniciar e seguir com essa iniciativa. Veja!

Realizar um mapeamento

Para automatizar processos de forma eficiente, você precisa saber quais das tarefas de rotina realmente podem ser otimizadas com essa tecnologia. Nesse momento, é um mapeamento cuidadoso que vai dar essa visão dos fluxos de trabalho, mostrando quais deles têm lacunas, quais são realizados de forma ultrapassada e quais podem ficar ainda melhores com a automação.

Traçar objetivos

Após identificar os processos que sua empresa vai automatizar, comece a definir quais são os objetivos que você quer atingir com essa mudança. Será atender a mais clientes sem abrir mão da qualidade, ter um estoque inteligente que atenda a múltiplas lojas ou reduzir o tempo gasto com a atualização de informações em planilhas? Talvez tudo isso. O importante é saber aonde quer chegar e se o investimento pode proporcionar isso.

Definir indicadores

Indicadores são recursos indispensáveis para a gestão e, principalmente quando falamos de automatizar processos, eles precisam ser estipulados logo no planejamento. Os dados gerados pelo sistema vão ser estratégicos na tomada de decisões e no acompanhamento do sucesso da implementação.

Escolher ferramentas

Lembre-se de que as ferramentas de automação são aquelas que realmente tornam essa transformação viável. Busque tecnologias que sejam atuais e de confiança no mercado. Além disso, avalie a adequação às necessidades do seu plano.

Educar os colaboradores

Mais um passo é o alinhamento com os colaboradores. Eles serão os agentes que vão conduzir e observar o sistema de automação, por isso, precisam entender o funcionamento e saber operar as novas tecnologias para extrair o melhor delas. Acima de tudo, eles devem cultivar um mindset digital, que vê os recursos tecnológicos como aliados do crescimento e não como ameaças ao próprio trabalho.

Qual tecnologia usar?

Agora, você já sabe que automatizar processos na empresa é uma tendência que você precisa adotar o quanto antes. Para finalizar nossas dicas, separamos alguns critérios que você deve usar na hora de escolher a melhor tecnologia de automação para o seu negócio:

  • sistema hospedado na nuvem para fazer o acesso de qualquer lugar;
  • geração de relatórios atualizados para uma visão completa e imediata da sua empresa;
  • interface de fáceis compreensão e manuseio;
  • integração com sistemas que você já tem no negócio, como plataformas de e-commerce;
  • suporte especializado para auxiliar na implementação.

Gostou de conhecer as particularidades e os benefícios de automatizar processos? Esperamos que nossas dicas ajudem você a levar a transformação digital para seu negócio e alcançar os melhores resultados.

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