5 passos indispensáveis para prevenir o vazamento de dados pessoais

Toda empresa lida com um grande volume de dados. Por exemplo, informações dos seus sócios, funcionários e clientes, além de fornecedores e parceiros estratégicos. Então, é útil pensar em estratégias capazes de inibir o vazamento de dados pessoais.

À medida que a empresa investe em transformação digital, adotando tecnologias de ponta e transações digitais, o número de dados tende a crescer — e o nível de cuidado deve aumentar proporcionalmente. Assim, torna-se necessário construir melhores políticas de proteção de dados, bem como aprimorar as rotinas e investir em softwares de gestão.

Ao longo dos próximos tópicos, explicamos detalhadamente o que é vazamento de dados, quais os riscos que ele representa e como evitar esse problema na sua empresa. Confira!

O que é vazamento de dados e quais seus impactos?

Dados representam um recurso essencial às empresas. Permitem, por exemplo, melhorar o processo decisório, entender o comportamento da demanda, promover planos acertados e análises profundas. Entretanto, há um risco acentuado: o vazamento.

Em suma, pense no vazamento de dados como a exposição de informações confidenciais de pessoas sem sua respectiva permissão. A lista pode incluir nome, CPF, RG, endereço, número de telefone, código de segurança do cartão de crédito, entre muitas outras coisas — o que depende dos dados registrados e mantidos no sistema da empresa.

Na prática, o vazamento pode impactar a empresa e suas partes interessadas. As pessoas lidam com problemas como invasão de privacidade, clonagem de dados e golpes. Por sua vez, a empresa conta com riscos operacionais e jurídicos que podem levá-la à falência.

Há muitas causas para a ocorrência de vazamentos. Um deles é o ataque cibernético, promovido por criminosos que objetivam roubar dados. O problema também pode ser reflexo de más práticas de trabalho e descumprimentos legais do empreendimento.

Como evitar o vazamento de dados pessoais com sucesso?

Evitar o vazamento de dados pessoais depende de um conjunto de políticas e práticas bem estabelecidas. Na verdade, é essencial ter pessoas bem treinadas, rotinas funcionais e tecnologias de ponta. Quanto maior a segurança da organização, melhor para as pessoas que confiam suas informações ao negócio. Abaixo, conheça as práticas mais indicadas!

1. Identifique os principais riscos

O primeiro passo é diagnosticar os riscos específicos do seu negócio. Isso porque empresas são altamente heterogêneas. Um e-commerce, por exemplo, tem riscos diferentes dos de uma loja física, o que resulta em pontos fracos próprios e que devem ser gerenciados.

Aqui, é interessante construir uma Matriz de Riscos, que relaciona dois principais fatores: o impacto de certos acontecimentos e a probabilidade de ocorrência. Riscos prováveis e de alto impacto, como ataques cibernéticos, devem contar com planos de contingência.

2. Invista em políticas de compliance

Outra dica é criar boas políticas de compliance. Esse termo vem do inglês e pode ser traduzido como “conformidade”. A ideia é que a empresa atue em conformidade com leis e normas vigentes, de modo que as melhores práticas sejam disseminadas no dia a dia.

No Brasil, a principal norma para proteção de dados é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), criada em 2018. Também é possível desenvolver normativas internas, a exemplo de códigos de ética e conduta, capazes de orientar a atuação da força de trabalho.

3. Deixe o time bem alinhado

É quase impossível evitar o vazamento de dados sem profissionais comprometidos e bem treinados. Quando o time desconhece as boas práticas, pode atuar de maneira negligente, como ao deixar acessos abertos ou compartilhar suas senhas com colegas.

Então, invista em um programa de treinamento em transformação digital. Oriente os atuais colaboradores sobre como lidar com informações sigilosas, especialmente dados dos clientes, e a importância de manter a base de dados atualizada e bem protegida.

4. Limite e gerencie os acessos

Quanto maior o número de acessos, mais pessoas podem consultar dados cadastrais, fazer downloads e/ou atualizações que comprometam a veracidade das informações. Esse risco é significativamente reduzido com acessos mais restritos e bem geridos.

Tenha uma lista dos acessos de cada profissional e das suas respectivas funcionalidades, como consultar, baixar ou modificar certos arquivos. Permita apenas as atividades ligadas ao cargo do talento. Registre rigorosamente logins, horários de acesso e ações no sistema.

5. Mantenha apenas dados cruciais

Outra tática interessante é limitar o volume de dados salvos no sistema da empresa. Se não há intenção de utilizar certos dados, como RG ou número de cartão de crédito, o melhor é eliminá-los. Deixe apenas o que é importante para a manutenção das relações.

À medida que há menos dados, ainda que vazamentos ocorram, o dano potencial fica bem menor. As partes interessadas, como clientes, sócios ou colaboradores, tornam-se menos expostas e a empresa assume um risco inferior, mais fácil de administrar.

Por que investir em um software contra vazamentos?

Nossa última dica para evitar vazamento de dados pessoais é contar com a tecnologia, especificamente um bom software gerencial. Esse item merece um pouco mais de atenção, já que pode determinar a qualidade dos controles e fluxos de trabalho com dados.

Um bom software gerencial contém módulos de segurança que inibem invasores externos, bem como minimiza as chances de ocorrência de problemas internos. Também melhora o gerenciamento dos acessos, registrando e disponibilizando os logins feitos.

Para escolher um bom software, é importante ter atenção a quatro coisas:

• seus módulos e cadastros, que determinam o funcionamento da tecnologia;
• seus níveis e sistemas de proteção dos dados, como criptografia ponta a ponta;
• a reputação do seu fornecedor, que atua como um parceiro de longo prazo;
• a relação custo-benefício, ponderando o custo pelas vantagens agregadas à loja.

Também é interessante adotar um sistema que opere em nuvem, utilizando-se do cloud computing. Isso é vantajoso por vários motivos, inclusive pela segurança da informação, visto que os dados ficam salvos em servidores externos, que são mais bem protegidos.

Veja, agora você sabe como evitar o vazamento de dados pessoais e quais os benefícios disso. Lembre-se de que esse trabalho envolve pessoas treinadas, rotinas bem estabelecidas e tecnologias de ponta. Bons softwares contam com módulos e sistemas para proteção da informação, além de operarem em nuvem, o que ajuda a eliminar riscos.

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