Gerenciamento de estoque: por que contar com um sistema ERP?
Apesar de se tratar de uma atividade altamente operacional, o gerenciamento de estoque tem um papel estratégico dentro das organizações, além de influenciar os resultados de outros setores — como o financeiro e de vendas.
Existem diversas soluções, ferramentas e metodologias que podem ser adotadas a fim de garantir a eficiência e o sucesso do setor, e uma delas é o sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Esse sistema de gestão permite automatizar e integrar diversas tarefas em uma empresa.
Antenadas às tendências de mercado, as empresas têm potencializado seus investimentos em TI. É o que comprova a divulgação da Pesquisa Anual Mercado Brasileiro de TI e Uso nas Empresas — os investimentos em Tecnologia da Informação no Brasil chegaram a US$ 47 bilhões no ano passado. Desse valor, 22,5% foi destinado exclusivamente a investimentos em software, como é o caso do ERP.
Quer entender melhor como funciona o sistema e essa relação entre tecnologia e estoque? Então, continue a leitura para saber mais!
Qual a importância de manter um bom controle de estoque?
Um gerenciamento de estoque eficaz ajuda a garantir o atendimento da demanda de vendas na empresa. Dessa forma, a gestão de compras acontece de forma adequada e é possível evitar problemas, como faltas e excessos, que podem causar a perda do cliente ou dos produtos.
Ao minimizar (ou eliminar) essas falhas e ineficiências, consegue-se diminuir os desperdícios e, consequentemente, os custos operacionais. O reflexo disso é um aumento dos lucros da empresa — uma vez que os gastos passam a onerar menos o faturamento.
Quais as vantagens do gerenciamento de estoque?
Além de trabalhar com os produtos de forma equilibrada (sem excessos ou faltas) e reduzir desperdícios, como mencionamos acima, há, ainda, uma série de outras vantagens em um controle de estoque eficiente.
Melhor atendimento aos clientes
Um estoque bem gerenciado é capaz de propiciar melhor atendimento às demandas dos clientes. Uma equipe que trabalha consciente do que pode oferecer a seus consumidores trabalha mais segura e confiante.
Além disso, um bom controle permite a projeção antecipada das necessidades de compra, evitando que haja falhas na disponibilidade de produtos procurados pelo seu público.
Produção e estoque em sintonia
Empresas que trabalham com produção precisam estar totalmente sintonizadas com o estoque. Com um bom gerenciamento, é possível manter as áreas interligadas, garantindo que haja, por parte do estoque, o fornecimento e gestão de compra das matérias-primas necessárias. Dessa forma, a empresa garante um fluxo consistente e fluido de trabalho e produção.
Maior rastreabilidade
Um controle de estoque bem-feito leva a uma maior rastreabilidade dos produtos. Isso significa que as demandas são atendidas com mais agilidade, uma vez que todos os materiais disponíveis já foram inventariados e são conhecidos pela equipe do setor.
Como fazer um gerenciamento de estoque eficiente?
Alguns passos são essenciais para garantir que os resultados mencionados acima sejam alcançados. Entre eles, podemos destacar:
- fazer inventários: listar e registrar quantidades e especificações dos produtos disponíveis no estoque;
- definir processos e treinar a equipe: cada atualização nos processos de gestão de estoque deve ser repassada para a equipe em forma de treinamento ou reunião. Desta maneira, há linearidade no conhecimento;
- apostar em ferramentas de automação: gerir um estoque exige um elevado nível de organização, monitoramento e atualização. Um sistema automatizado, como o ERP, pode tornar a tarefa mais simplificada, trazendo, ainda, uma série de benefícios ao processo de gerenciamento.
Quais os benefícios do sistema ERP no gerenciamento de estoque?
A adoção de um sistema ERP é uma excelente estratégia para aprimorar o controle de estoque em uma empresa. Com a automatização de diversas tarefas, consegue-se centralizar as informações, agilizar a execução dos processos e diminuir erros (e retrabalhos), por exemplo. Nos tópicos a seguir, explicamos outros motivos pelos quais a tecnologia otimiza esse trabalho.
Diminuição da perda de produtos
Ao controlar as entradas e saídas de produtos no estoque de maneira mais rígida, os extravios e perdas se tornam menores. Além disso, existem soluções no mercado que permitem a realização de um inventário cíclico.
Nesse caso, a conferência do estoque é feita em grupos de produtos ou por localização dentro do armazém. A prática é feita com uma frequência maior, contribuindo para que as informações estejam sempre em dia.
Vale destacar que essa rotina não substitui o inventário geral. Entretanto, por ser maior e mais complexo, ele pode ser feito em intervalos de tempo maiores.
Melhora na previsão de demanda
Ao acompanhar as informações ligadas ao estoque, principalmente do giro dos produtos, fica mais fácil entender a frequência de saída e criar estimativas a respeito das demandas futuras — especialmente se essa análise for realizada com base no histórico de vendas dos meses anteriores.
Ganho de eficiência no inventário
Com a utilização da tecnologia (um sistema aliado a um coletor de dados), a contagem dos itens se torna mais rápida e precisa. Com um leitor óptico, é possível identificar o material com mais rapidez e o cadastro dos produtos é feito no sistema de forma automática — agilizando o processo e tornando a equipe mais produtiva, ao mesmo tempo em que o índice de erros é diminuído.
Melhora no acesso às informações
Todas as informações a respeito do estoque ficam centralizadas em uma única solução. Sempre que o gestor e os analistas necessitam levantar dados para fazer qualquer verificação ou análise, eles estarão acessíveis por meio de relatórios — tornando a tarefa mais rápida, confiável e acertada.
Escalabilidade
Já imaginou ter que implantar um gerenciamento de estoque em cada expansão de sua empresa? Com um software ERP, isso é possível sem grandes esforços e com um investimento baixo em comparação ao tamanho do ganho. Em geral, os sistemas ERP já são preparados para receber expansões na base de clientes ou no inventário de produtos, facilitando a escalabilidade do negócio.
Direcionamento de estoque para e-commerce
Quando falamos sobre gestão de estoque em e-commerce e lojas físicas (multiestoque), ter um ERP torna-se ainda mais essencial.
Com um sistema ERP para gerenciamento de estoque, você direciona os produtos de lojas físicas para o e-commerce de forma coordenada e controlada, viabilizando a circulação de produtos que, em outro cenário, poderiam não ter saída para venda.
O que considerar ao escolher a solução mais adequada?
A escolha da ferramenta ideal é motivo de muita dúvida entre gestores, principalmente devido à necessidade de se fazer um bom investimento com um bom retorno. Nos tópicos a seguir, daremos dicas de quais critérios devem ser avaliados antes e durante esse processo.
Identifique as necessidades e os objetivos da empresa
Antes de tudo, é preciso fazer um mapeamento dos processos e levantar os objetivos que se espera alcançar com o investimento em um ERP. Essa etapa é fundamental para que se entenda melhor quais funcionalidades são primordiais no sistema, de forma que elas atendam aos requisitos do negócio.
Prefira um ERP disponível na nuvem (modelo SaaS)
Com um sistema em nuvem, a implantação ocorre de maneira mais rápida (visto que pode ser feita remotamente) e o custo costuma ser menor do que o de uma solução tradicional — com a compra de licenças.
Outra vantagem que vale a pena destacar é a possibilidade de acessar a ferramenta em qualquer lugar, a qualquer momento. Por estar na nuvem, basta utilizar algum dispositivo com acesso à internet.
Dê prioridade para ferramentas que têm fácil implantação
Existem ferramentas disponíveis no mercado que podem ser implementadas de forma rápida e simples. Contar com um projeto com um cronograma mais curto é sinônimo de economia de capital e de operação funcionando com mais eficiência em menos tempo.
Além disso, também vale pesquisar se a interface é simples e intuitiva. Isso é um ponto fundamental para que os colaboradores consigam aprender a utilizar a ferramenta com mais facilidade e em menos tempo.
Escolha uma solução escalável
A escalabilidade é a característica essencial de um sistema que tem de conseguir se adaptar ao crescimento da operação, sem que a qualidade seja prejudicada. Na prática, isso permite que a expansão do negócio seja acompanhada, evitando que seja necessário trocar de ferramenta — o que representaria um gasto adicional, sem contar o período de implantação e adaptação para o novo software.
Opte por sistemas que permitam fazer a gestão de cada loja separadamente
Se sua empresa conta com mais de uma unidade (ou tem esse plano de expansão), é bom investir em um ERP que permita a gestão multiloja. Nela, você faz o gerenciamento do estoque de forma segmentada, com um controle personalizado, permitindo acompanhar a demanda e as necessidades de cada loja, de forma individual — facilitando ainda mais todos os processos.
Fazer um gerenciamento de estoque ineficiente é uma falha que pode levar a perdas nas vendas (decorrente da falta de produtos), obsolescência dos itens e prejuízos financeiros que poderiam ser facilmente evitados com um controle adequado. Como você pôde ver, um sistema ERP é parte fundamental para que o processo seja mais acertado e traga resultados satisfatórios.
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