Não perca 6 passos para a criação de um mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão que ajuda o empresário a compreender as etapas e o funcionamento dos procedimentos adotados no seu negócio. Com as informações obtidas por meio dele, é possível entender as práticas rotineiras e buscar soluções para tentar aperfeiçoá-las.

Dessa forma, o mapeamento permite ao gestor assumir o controle do funcionamento da sua organização, adotando ações específicas voltadas para a melhoria do desempenho do negócio, implantando novas estratégias e investindo no desenvolvimento contínuo do negócio.

Entre os principais benefícios que o mapeamento de processos oferece para a empresa, podemos destacar a eliminação de tarefas desnecessárias, a redução de atrasos e custos, a automatização da rotina, o esclarecimento dos papéis de cada colaborador dentro do processo, a padronização das práticas, a melhora no controle e monitoramento e o aperfeiçoamento do negócio.

Neste artigo, você vai conferir os seis passos essenciais para elaborar um mapeamento de processos na sua empresa. Acompanhe!

1. Defina o escopo do mapeamento

Antes de começar a colocar em prática um mapeamento dos processo na sua empresa, é preciso que você tenha em mente quais são os objetivos específicos que você deseja alcançar com esse projeto.

Entender aonde se deseja chegar ajuda a traçar um plano realista, com a compreensão de cada etapa do processo e o seu real motivo de existir. Por exemplo, um empresário pode estar buscando mapear os processos para identificar possíveis ineficiências e melhorar a produtividade.

Assim, se você quer criar um mapeamento de processos na sua empresa, comece compreendendo quais são os seus objetivos a curto, médio e longo prazo e por que esse mapeamento vai contribuir para os resultados que você deseja atingir.

Essa compreensão ajuda a ter foco e estabelecer critérios que vão ajudar durante todo o processo

2. Entenda os processos

Tendo o objetivo claro, você já pode seguir para a próxima etapa, que é a compreensão dos processo e da configuração atual da sua empresa.

Nesse momento, é preciso que você avalie a situação da empresa, suas rotinas e a razão de existir de cada processo dentro do contexto e das necessidades organizacionais.

Por exemplo, avalie como ocorrem a entrada e a saída de documentos. Existe um sistema de protocolo? A empresa guarda cópias de segurança? As ações são informatizadas?

Nessa seara, qual é a importância desses processos para a empresa? O processo adotado atualmente para o setor atinge os objetivos do negócio? Qual é o tempo de execução desse processo e quem se beneficia dele?

Tenha em mente que, para conseguir aprimorar um processo, é preciso entender o motivo de sua existência e o seu real benefício.

3. Identifique problemas

Na etapa de análise da situação e dos processos atualmente adotados pela sua empresa, certamente, você vai se deparar com problemas. Em alguns casos, os problemas se tornarão evidentes antes mesmo da análise dos processos.

Alguns gestores decidem realizar o mapeamento justamente por perceber que algumas situações, erros e incoerências estão causando prejuízos para o negócio. Nesse sentido, é importante que você avalie onde estão os pontos de ineficiência e utilize esses dados como base para criar um novo processo ou aperfeiçoar o atualmente existente.

4. Defina os processos

Essa é a etapa na qual você vai começar a dar forma ao mapa dos processos dentro da sua empresa. As regras para definição dos processos são simples e vão estar baseadas nas informações que você mesmo buscou nas etapas anteriores.

Uma dica que vai ajudar a definir os processos é a realização de um brainstorm das atividades realizadas pela empresa. Você pode lançar todas as informações em um arquivo e depois organizá-las de forma sequencial.

Vale destacar que essa etapa deve ser feita em conjunto com os profissionais que participam dos fluxos de trabalho, já que eles podem contribuir significativamente para entender as demandas, necessidades, prazos e processos de trabalho.

5. Monte o mapa

Agora que você já tem um panorama completo das atividades realizadas e das demandas dentro do ambiente organizacional, é hora de transformar essas informações em um mapa. Lembre-se de que esse mapa deve ser de fácil entendimento, para que qualquer pessoa que leia consiga interpretar e entender as informações ali lançadas.

Nesse sentido, cada elemento de um mapa de processos deverá ser representado por um símbolo. Os símbolos ovais são utilizados para mostrar o começo e o final de um processo. Os retângulos, por sua vez, indicam atividades que precisam ser feitas, e as setas representam a direção do fluxo.

Adapte o seus processos e, ao finalizar a montagem do mapa, avalie de forma atenta se o processo realmente reflete todas as necessidades da empresa e se as atividades estão de acordo com o estudo realizado.

Confira se existem redundâncias, bem como se alguma etapa deixou de ser mencionada. Antes de compartilhar o mapa com todos os colaboradores, consulte alguns profissionais e verifique, de forma conjunta, se o resultado reflete exatamente as demandas e o objetivo da empresa.

6. Invista na automatização dos processos

A tecnologia trouxe para as empresas a oportunidade de melhorar o seu desempenho, garantindo maior eficiência e produtividade em atividades que, antes, precisavam ser realizadas de forma repetida pelos funcionários, tornando-se passíveis de erros.

A automatização de processos é uma técnica que consiste no uso da tecnologia e da integração de sistemas para aprimorar o controle sobre o fluxo de trabalho. No âmbito do mapeamento de processos, a automatização garante melhor desempenho, redução de falhas e aumento na produtividade.

Como você pôde ver, o mapeamento de processos é uma estratégia importante para quem busca melhorar o desempenho das atividades dentro da empresa, eliminando processos desnecessários e ampliando a eficiência dentro da sua organização. Por essa razão, investir em boas práticas se reflete na melhora dos resultados e no crescimento da empresa.

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