Conheça 10 motivos para não fazer mais controle de estoque manual
A manutenção da saúde financeira de uma empresa envolve a diversas tarefas importantes, e uma delas é a gestão de todos os itens que entram e que saem do depósito de armazenamento. No entanto, contar com o controle de estoque manual não é a melhor alternativa.
Isso porque essa forma de trabalho tende a provocar erros que podem trazer problemas. Por exemplo, não saber quais produtos estão faltando, o que vai impedir você de fechar uma venda e fazer com que o cliente busque na concorrência. Outro transtorno são as mercadorias em excesso, que geram desperdícios.
Portanto, para evitar essas e outras dores de cabeça, continue a leitura e descubra por que você precisa se livrar do controle de estoque manual e automatizar os processos da sua loja.
1. Desorganização e ausência de informações
Caso ainda seja necessário preencher fichas ou planilhas, cada colaborador pode fazer isso de um jeito, deixando tudo sem um padrão e desorganizado. Assim, os registros sobre pedidos ficam bagunçados e geram confusões, o que vai dificultar as entregas.
Sem contar que os dados ficam soltos, incompletos e até sem sentido, o que prejudica a reposição do estoque e o atendimento aos clientes. Esse problema também dificulta que ações sejam planejadas — como previsão de compras, tendo em vista que há informações inconsistentes sobre as entradas e saídas.
2. Queda na produtividade
Pelo fato de ser um serviço burocrático e que leva tempo para ser realizado, bem como as chances de ocorrerem erros e retrabalhos, a produtividade da equipe também sobre impactos negativos, inclusive pela desmotivação dos funcionários que precisam realizar processos morosos e ultrapassados.
3. Maior possibilidade de erros
O controle de estoque manual depende muito das ações feitas pelo colaborador, o que aumenta de modo considerável as possibilidades de erros humanos. Isso porque um integrante da equipe pode se esquecer de registrar uma transação ou, também, fazer a contagem incorreta da quantidade de itens.
Essas falhas resultam em compras desnecessárias que elevam os custos de estocagem do negócio, além da utilização de um espaço que poderia servir para outras finalidades. Contagens manuais imprecisas também podem gerar a compra insuficiente de determinado produto, o que significa a sua falta em um momento crucial da venda.
4. Perda de tempo
Uma das grandes desvantagens de controlar o estoque de forma manual é a perda de tempo. Afinal, é preciso preencher todas as informações em um formulário ou planilha, por exemplo. Sendo assim, os documentos devem ser catalogados, organizados e armazenados um por um, o que eleva as chances de falhas.
Por sua vez, ao contar com a automatização, muitos processos são executados de maneira automática. Por exemplo, o preenchimento desses dados, que são arquivados em um sistema. Essa funcionalidade confere mais precisão e otimização do tempo, já que não há a necessidade de fazer tudo do início.
5. Aumento da burocracia
Outro problema é que as tarefas manuais podem ser bastante trabalhosas. Isso porque exigem um acompanhamento contínuo para assegurar que cada transação seja registrada e que os itens sejam mantidos em níveis de estoque adequados.
Outra questão é que também fica difícil compartilhar informações de inventários para os demais setores da loja, levando em conta que a falta de informatização torna o acesso aos documentos mais complicado. O tempo gasto com isso poderia ser aplicado em atividades mais produtivas para o negócio.
6. Desperdício de recursos
As atividades manuais também exigem certa quantidade de recursos, como arquivo para colocar os documentos, papéis, tinta para impressão, entre outros. Caso ocorra alguma falha, é preciso gastar ainda mais, o que causa desperdícios e mais custos.
Esse é outro problema que pode ser resolvido com o uso de uma solução tecnológica, já que todos os arquivos são armazenados em nuvem. Então, não há a necessidade de imprimir ou guardar os arquivos, o que leva a uma diminuição considerável de custos.
7. Risco de perda de dados
Depender de uma planilha do Excel para o controle do estoque não é seguro. Esse problema ainda se torna pior quando as planilhas são salvas somente no computador, por exemplo. Afinal, o risco de perder os dados a respeito do negócio são bem altas.
Nesse caso, alguém pode excluir as informações por engano, o aparelho pode quebrar, entre outras situações geram a danificação do dispositivo. Então, contar com a sorte não é uma boa ideia.
8. Falta de integração com outras áreas
Outra questão é que o controle de estoque manual não é integrado com as demais áreas da empresa. Sendo assim, se você ainda adota essa prática, já deve ter percebido a dificuldade em integrar diferentes setores por meio das planilhas.
Isso ocorre pelo fato de que, nesse meio, é feita uma planilha para o estoque, enquanto outras são elaboradas para acompanhar outras atividades do negócio. Então, é difícil cruzar todas essas planilhas, além de ser impossível atualizá-las de uma vez em tempo real.
Esse problema pode ser resolvido por meio de uma ferramenta específica para a gestão de estoque e logística da sua loja.
9. Riscos à segurança das informações
A segurança das informações é outro aspecto relevante. Nas planilhas, não há um controle rigoroso com criptografia e segurança de dados. Somente a utilização de senhas é insuficiente para proporcionar segurança. Com isso, os dados ficam expostos a vazamentos, ataques de hackers e acesso de pessoas não autorizadas.
10. Insatisfação dos clientes
Todas as vantagens apresentadas acima impactam diretamente a satisfação dos clientes. Isso porque eles precisam esperar um tempo maior para terem suas necessidades atendidas.
Por meio da automatização, o processo de atendimento é otimizado, o que gera mais agilidade na entrega. Dessa forma, os consumidores ficam mais satisfeitos, além de colaborar para a melhoria da imagem do negócio no mercado.
Conseguiu entender quais são os prejuízos causados pelo controle de estoque manual? Então, aproveite para contar com as facilidades proporcionadas por uma boa solução tecnológica. Assim, vai melhorar seus processos e alcançar resultados que tornarão seu negócio mais competitivo.
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