Passo a passo: saiba como elaborar um plano de ação para a empresa

Um plano de ação é um instrumento aliado da gestão das empresas, pois deixa claro o que deve ser feito, como, por quem, quando, entre outras coisas importantes. Dessa forma, facilita a execução, gera alinhamento e potencializa os resultados organizacionais.

Apesar da importância, muitos gestores falham ao construir o plano de ação — ou apenas deixam o assunto de lado. Isso ocorre porque desconhecem a ferramenta ou não entendem como aplicar seus principais passos no decorrer do trabalho, resultando em equívocos.

Neste artigo, mostramos o passo a passo para elaborar um plano de ação para a empresa e como colocá-lo em prática ao longo do expediente. Portanto, continue sua leitura.

Tenha objetivos claros

Um bom plano de ação parte de objetivos claros. Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve. Então, deixe claro qual é o alvo — isto é, a meta ou o objetivo que vai orientar a alocação de tempo, energia, dinheiro, entre outros recursos.

Vale lembrar que bons objetivos atendem ao padrão SMART, um acrônimo de cinco palavras do inglês. Em português, são: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e baseados no tempo — costumam ser mensais, trimestrais, semestrais ou anuais.

Também é preciso destacar que objetivos pertinentes são aqueles que lidam com gaps, isto é, lacunas ainda não superadas. Sair do resultado X e chegar ao resultado Y é um exemplo de lacuna, assim como corrigir falhas que persistem ao longo do expediente.

Trace os principais passos

Agora que entende aonde você e seu time devem chegar, é hora de avaliar o caminho a percorrer. Ou seja, começar a pensar nos passos. O alcance dos objetivos, mesmo os mais desafiadores, ocorre em função de uma série de passos dados na direção certa.

Nesse caso, questione-se quais passos são necessários para atingir o seu objetivo. Em seguida, uma ótima ideia é fragmentar esses passos em outros ainda menores, a fim de alcançá-los mais facilmente. Liste, então, os passos e seus respectivos subpassos.

Esse exercício, apesar de simples, faz com que você avalie minuciosamente o que deve ser feito, bem como transforme ações macro em itens menores e mais simples. Dessa maneira, terá mais facilidade em alcançar resultados-chave e bater seus objetivos.

Colabore com outras pessoas

Muitas vezes, o exercício de criação de objetivos e planos é algo solitário. Um único talento deseja definir o que será cumprido e como, consultando pouco (ou mesmo nada) a opinião dos seus colegas de trabalho. Essa postura pode deixar o plano suscetível a erros e vieses cognitivos.

Portanto, lembre-se da máxima: muitas cabeças pensam melhor que uma. Mesmo que você tenha talento e experiência de sobra, é válido olhar o problema por outros ângulos e contar com ideias diferentes das suas. Isso enriquece o plano de ação e a projeção de cenários.

Então, reúna-se com seus colegas de trabalho ou subordinados, explique o que deve ser feito e solicite a colaboração de todos. Uma reunião de brainstorming, que objetiva coletar uma grande quantidade de ideias e depois triar as melhores, pode ser uma boa iniciativa.

Aplique o modelo 5W2H

O modelo 5W2H é bastante importante na construção do plano de ação, pois oferece um conjunto de questões que devem ser respondidas para estruturar seu plano. Por exemplo, quem é o principal responsável e quais recursos serão utilizados na execução?

Na realidade, o nome 5W2H é um acrônimo de sete perguntas do inglês:

1. What — o que será feito?
2. Why — por que será feito?
3. Where — onde será feito?
4. When — quando?
5. Who — por quem será feito?
6. How — como será feito?
7. How much — quanto vai custar?

Nesse caso, para cada passo selecionado (What – o que deve ser feito), responda todas as outras questões, de modo que tenha uma visão bastante precisa. É importante se lembrar de definir um responsável pela tarefa (Who – quem?), para cada passo ter um “dono”.

O modelo 5W2H pode ser facilmente criado em planilhas eletrônicas ou plataformas de gestão de projetos, o que simplifica seu compartilhamento com outros integrantes.

Crie uma boa apresentação visual

O plano de ação pode ser traduzido em um material visual (isto é, gráfico) que explique seus principais passos e respectivos prazos. Isso pode agregar uma série de vantagens à posterior execução do plano, como o maior alinhamento do time e a melhor orientação do trabalho.

Para construir um gráfico, é interessante utilizar o chamado Gráfico de Gantt. Nele, cada passo é tratado como tarefa a ser realizada, que é organizada de forma cronológica e recebe uma barra (indicação gráfica) que revela sua data de início e de término.

É recomendado deixar o seu gráfico de acompanhamento do plano de ação em um local de fácil acesso aos envolvidos, como na sala de reunião. Dessa maneira, cada talento poderá avaliar o progresso, eventuais atrasos e o que ainda precisa ser feito.

Conte com a ajuda da tecnologia

Construir um plano de ação sem a ajuda de ferramentas tecnológicas, como planilhas eletrônicas ou softwares gerenciais, pode ser complicado. Além de deixar o trabalho mais demorado, a ausência de tecnologias gera imprecisão e aumenta o número de erros.

Por outro lado, boas tecnologias simplificam a análise de dados, a estruturação do plano e o acompanhamento dos seus resultados. Além disso, geram dashboards (painéis de controle) que potencializam o acompanhamento de métricas e indicadores de desempenho.

Entre as várias tecnologias disponíveis às empresas, os mais valiosos são os softwares de controle e integração de recursos — os ERPs (do inglês Enterprise Resource Planning). Afinal, funcionam como uma “espinha dorsal”, centralizando todo o controle da empresa.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que um plano de ação eficiente ajuda a transformar suas estratégias (financeiras, operacionais etc.) em ganhos reais para a empresa. Para tanto, além de contar com objetivos claros e um esquema minucioso do que deve ser feito, é preciso acompanhar o andamento e investir em soluções de ponta.

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