Como aplicar o 5W2H na sua empresa?
A gestão de uma loja, seja ela física ou virtual, passa, necessariamente, por um processo de planejamento o qual são definidas todas as etapas para o bom funcionamento do negócio.
Para facilitar a elaboração desse plano, muitos gestores lançam mão de ferramentas que ajudam a organizar as informações vitais para o desenvolvimento das ações durante um determinado período.
Assim surgiu o 5W2H, um checklist simples e fácil de ser aplicado e que pode auxiliar o gestor a acompanhar com clareza o desenvolvimento das atividades propostas dentro de uma estratégia.
Assim, se sua loja ainda não tem um plano de ação definido para esse ano/trimestre/semestre, veja o artigo e coloque-o em prática hoje mesmo!
O que é 5W2h?
O termo é importado do inglês, cujas letras consistem nas iniciais das perguntas as quais o gestor deverá responder ao elaborar um plano de ação, seja para um projeto específico, ou para a organização dos processos de uma loja.
Sendo assim, essa ferramenta parte de uma ideia inicial onde todos os caminhos, desafios e obstáculos são definidos para se chegar à solução, ou à execução de uma atividade.
Esse método é muito importante às empresas, pois esclarece todas as dúvidas que podem surgir ao longo do processo. E mais, estabelece com precisão as responsabilidades de cada setor para o bom desenvolvimento do plano.
Quais são as perguntas?
O 5W2H é dividido em:
What? (O que será feito?)
Representa o objetivo de determinada ação e as metas a serem alcançadas. É nessa hora que o gestor deverá deixar bem claro o que se deseja alcançar. Por exemplo: se o objetivo é aumentar as vendas, qual o caminho e quais serão os indicadores que vão determinar se o resultado foi obtido?
Why? (Por que será feito?)
É nessa etapa que serão dadas as justificativas para a execução de determinada atividade. Por exemplo: é preciso que hajam motivos para meta imposta aos vendedores. Qual é a explicação para a mudança (se for o caso)?
Where? (Onde será feito?)
Qual é o local, setor, ou departamento o qual realizará o plano? A partir dessa definição fica mais fácil identificar quem serão os responsáveis que vão participar do plano. Por exemplo: se o objetivo é aumentar as vendas, então o departamento comercial ficará a cargo de executar essa tarefa.
Who? (Por quem será feito?)
Esse é o momento de definir quem serão os responsáveis para que o plano seja executado. Seguindo o exemplo de aumentar as vendas, quem são os funcionários envolvidos diretamente para esse fim? Os vendedores somente? A equipe de vendas e marketing?
When? (Quando será feito?)
Estipular um prazo para a atividade ser cumprida, assim como o tempo de duração de cada tarefa dentro do processo é fundamental para avaliar a performance de todos os envolvidos no projeto. Nesse caso, é interessante elaborar um cronograma e, até mesmo, um workflow com prazos bem definidos para acompanhar o desenvolvimento de cada etapa.
How? (Como será feito?)
Uma das etapas mais importantes do método é definir como o trabalho será realizado, afinal essa é essência do planejamento estratégico. Por exemplo: pensando no objetivo de aumentar as vendas, qual é a ação específica para alcançar a meta estabelecida? Melhorar o atendimento? Conhecer o perfil do seu público? Disponibilizar produtos em outros canais? Investir em marketing?
How much? (Quanto vai custar?)
Aqui é importante pensar em ROI (Retorno sobre o Investimento) para antever os custos que o plano vai ter ao longo de sua duração. Definir um orçamento é fundamental para avaliar se determinada ação compensará ser levada adiante e gerará um retorno positivo à loja, ou é melhor modificar o planejamento, ajustar os prazos e esperar pelo momento oportuno de coloca-lo em prática.
Quando utilizar o 5W2H na empresa?
Essa ferramenta de planejamento estratégico pode ser utilizado em diversos momentos na gestão de lojas físicas e e-commerces, desde o início da implantação e abertura do negócio, como também para determinar ações específicas como campanhas para clientes ou o lançamento de um produto no mercado.
A flexibilidade que o 5W2H tem em permitir mudanças ao longo de sua execução garante a efetividade em se atingir as metas estabelecidas. Isso confirma sua eficácia em organizar e otimizar processos.
E não é só isso, o método é facilmente aplicado tanto em pequenas empresas, quanto nos grandes players do mercado, pois a ferramenta serve como um guia para instituir a dinâmica adotada pelo negócio.
A prática do 5W2H, além de atestar a eficiência na execução do plano de ação, também traz consigo o aumento da produtividade e do engajamento da equipe, pois define exatamente a função de cada colaborador e sua importância dentro do processo.
Agora, se você está convencido em testar o 5W2H na sua loja, não perca mais tempo: baixe gratuitamente a planilha e mãos à obra!