9 principais dúvidas sobre o eSocial e suas respostas

Muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre eSocial. É o seu caso? Pois saiba que esse é um projeto desenvolvido pelo Governo Federal que tem como finalidade unificar a entrega de dados previdenciários, trabalhistas e fiscais das empresas por intermédio de um ambiente virtual.

Por se tratar de algo relativamente novo, é comum que muita gente ainda não entenda como essa plataforma funciona, quem precisa transmitir as informações, entre outras curiosidades. Pensando nisso, elaboramos este artigo para esclarecer as principais dúvidas sobre eSocial e tornar esse processo menos complicado. Confira!

1. O que é o eSocial e qual a sua finalidade?

Como foi dito, trata-se de um projeto do Governo Federal que tem o intuito de unificar a transmissão de informações das empresas sobre seus funcionários. Sendo assim, faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Também, prevê a geração digital da folha de pagamento e outros dados fiscais, trabalhistas, previdenciários, apuração de tributos e FGTS, com a padronização de layout, registro de colaboradores, rubricas da folha de pagamento e demais.

A solução tem o objetivo de uniformizar e racionalizar as obrigações relacionadas à contratação e ao uso de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.

Outro ponto importante é que, por meio do cruzamento de dados, ele possibilita a fiscalização do cumprimento da legislação englobando o Ministério do Trabalho, a Receita Federal, a Previdência Social e a Caixa Econômica Federal.

2. Quais são as informações unificadas por meio do eSocial?

As obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias unificadas pelo eSocial são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Folha de Pagamento;
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Guia de recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

3. Como o eSocial funciona?

Na prática, as organizações devem encaminhar periodicamente, por meio digital, os dados para a plataforma do eSocial. Todas essas informações já eram registradas em algum meio, mas, agora, o caminho será único. Ou seja, serão encaminhadas ao Governo Federal, exclusivamente, por intermédio do eSocial.

4. A implementação do eSocial é obrigatória?

Sim. O eSocial passou a ser obrigatório desde o mês de janeiro de 2018. Um cronograma de adoção foi criado, levando em consideração aspectos como prioridades de implementação — por exemplo, faturamento do negócio.

5. Quais são os documentos exigidos para o cadastro no eSocial?

Para cadastrar empregador, empregados e prestadores de serviço, é necessário ter os documentos que identificam a companhia ou pessoa e a atividade realizada. Por exemplo, CNPJ, PIS/PASEP, CPF, NIS, declaração de Imposto de Renda, contrato social e demais.

6. Quais as consequências em caso de descumprimento?

Caso a empresa não implemente o eSocial, fica impossibilitada de realizar a transmissão dos dados obrigatórios. Dessa forma, as penalidades são as mesmas aplicadas devido ao não cumprimento das obrigações acessórias, expressas no art. 57 da Medida Provisória 2.458-35/01.

7. Quais as vantagens do eSocial?

A implementação do eSocial oferece vantagens tanto para os profissionais quanto para as empresas.

Empresas

Além de tornar os processos mais simples, o que tende a aumentar a produtividade, o eSocial passará a subsidiar a emissão de guias de recolhimentos do FGTS e outros tributos, o que vai reduzir falhas nos cálculos. Outra questão é que a plataforma trará mais segurança jurídica.

Uma vez que a entrega de várias obrigações foi substituída por somente uma operação, que é padronizada, as organizações conseguem minimizar os gastos e o tempo disponibilizados para a execução dessas tarefas. Entre outros benefícios, podemos apontar:

• integração dos processos;
• registro imediato de novas informações — por exemplo, contratação de um colaborador;
• disponibilização imediata das informações aos órgãos envolvidos.

Colaborador

A principal vantagem para o funcionário é a garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários. Sem falar da maior transparência acerca dos dados de seus contratos de trabalho.

Além disso, são registradas todas as informações referentes aos pagamentos realizados ao colaborador, assim como os dados sobre a sua condição de trabalho, tais como as características do ambiente onde suas funções são desempenhadas e os tipos de riscos aos quais está exposto.

8. Quais são as principais mudanças para as empresas?

O eSocial migrou para o ambiente digital as obrigações que as empresas já cumpriam. Porém, o novo modelo exige dados a respeito dos funcionários que antes não eram requisitados, como o uso do FGTS.

Apesar da solicitação dessas novas informações, não ocorreu a inclusão de nenhuma nova obrigação acessória. Já em relação ao manuseio do sistema, existem algumas diferentes, tendo em vista que agora o envio é unificado, o que requer a adaptação da equipe que vai interagir com a plataforma.

9. Como as empresas podem se preparar para essa mudança?

Antes de tudo, é necessário estar por dentro do assunto. Dessa forma, quanto mais informações o negócio tiver, mais qualificado ficará para realizar a transição.

Após, é preciso se organizar. Nesse sentido, vale realizar uma revisão geral em todos os sistemas internos, solucionar inconsistências nos cadastros dos funcionários, bem como alinhar demais setores da empresa com a padronização exigida pelo eSocial.

É importante deixar claro que esse processo de adaptação não é tão complicado assim. Isso porque, com o tempo, é possível entender que se trata de uma modernização do sistema trabalhista e que já existe uma familiaridade com a rotina dos processos ligados ao cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

E aí, tirou suas dúvidas sobre eSocial? Ao entender melhor o assunto, você vai conseguir entregar as informações de acordo com as exigências e os parâmetros definidos. Com isso, evitará erros e o descumprimento de obrigações que podem levar à aplicação de sanções e, consequentemente, prejuízos para o negócio.

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