Veja o que é retenção de impostos e como funciona na nota fiscal

A retenção de impostos é uma prática criada pelo Governo com a finalidade de garantir o recolhimento adequado dos tributos e, dessa forma, combater a sonegação fiscal. Nesse caso, ocorre uma antecipação dos valores a serem pagos pelas empresas, já que, com a emissão da nota fiscal, os impostos já são descontados.

No entanto, esse é um assunto que ainda gera bastantes dúvidas entre os empresários, fazendo com que eles cometam erros que podem causar prejuízos e penalidades.

Para ajudar nesse processo, elaboramos este conteúdo para esclarecer os principais pontos. Acompanhe!

Quais empresas devem fazer a retenção de impostos?

Não são todas as organizações formalizadas que precisam realizar a retenção de impostos. Nesse caso, vai depender da atividade exercida e do enquadramento tributário. Por exemplo, as empresas optantes pelo Lucro Presumido e Lucro Real estão obrigadas a reter os impostos na nota fiscal.

Além disso, a retenção de impostos deve ser feita por companhias de vários ramos, como: segurança, limpeza, conservação, manutenção, contabilidade, arquitetura, advocacia, auditoria, locação de mão de obra e demais.

Nas situações em que os tributos não devem ser retidos na nota fiscal, o recolhimento dos impostos ocorre por meio do pagamento em guia única, como no caso do Microempreendedor Individual (MEI) e empresas de pequeno porte enquadradas no Simples Nacional.

É importante deixar claro que o ISS é uma exceção, considerando que o município pode requerer sua antecipação também por instituições optantes pelo Simples Nacional.

Quais são os impostos que sofrem retenção?

Os impostos que sofrem retenção são: CSLL, IRPJ, PIS/PASEP, COFINS e INSS. Também existem algumas retenções do ISS destinadas aos municípios. É importante estar atento sobre a retenção dos tributos, tendo em vista que, quando irregularidades são identificadas, podem gerar multas altas e enquadramento em crimes que podem prejudicar bastante o negócio.

Quando a retenção de impostos deve ser feita?

Isso vai variar de acordo com o tributo em questão, já que a retenção acontece em períodos distintos. O imposto retido na nota fiscal é aquele que deve ser pago sobre o valor da mercadoria ou do serviço realizado pela companhia, que é descontado diretamente na nota fiscal. Isso quer dizer que, em vez de gerar a nota fiscal com a quantia integral do que foi vendido, ela deve ser emitida já com o desconto dos impostos.

Para realizar a retenção correta, é necessário calcular cada imposto sobre o valor da venda e ter cuidado, já que cada um deles será recolhido em momentos diferentes. Por exemplo, o Imposto de Renda é recolhido no pagamento, e o INSS, na emissão da nota fiscal.

Quando existe retenção na fonte, o montante recolhido na hora da emissão da nota é deduzido do seu valor bruto. Depois de serem descontados do tributo, a quantia que sobrar é o valor líquido a ser recebido pelo produto ou serviço.

Assim, a fonte pagadora, que é o tomador de serviços, se torna o responsável pelo pagamento de uma parcela dos impostos. No entanto, o montante que não for retido deve ser pago pelo prestador de serviço.

Qual a diferença da retenção de imposto para a substituição tributária?

Quando as organizações atuam com a venda de mercadorias, o dispositivo aplicado é a substituição tributária, que funciona como uma espécie de retenção em que o recolhimento do ICMS é antecipado e feito por um indivíduo que não seja o mesmo que originou a venda. Então, é considerado um valor presumido, já que os impostos relacionados aos fatos geradores ainda vão acontecer.

Esse evento ocorre considerando que, no processo de produção, somente uma companhia é a responsável por realizar o recolhimento de tributos. Para evitar que as outras empresas paguem a tributação já realizada (bitributação), é aplicada a substituição.

Como realizar os cálculos da retenção de impostos?

O cálculo é realizado da seguinte forma: aplicam-se as alíquotas de 1% para CSLL; 0,65% para PIS; 3% para COFINS e 1,5% para IRPJ (vai depender da atividade exercida pela organização, mas geralmente é 1,5%) sobre o montante integral da nota fiscal. Por exemplo:

valor da nota fiscal = R$ 5.000,00;

CSLL: R$ 5.000,00 x 1% = R$ 50,00;

PIS R$ 5.000,00 x 0,65% = R$ 32,50;

COFINS: R$ 5.000,00 x 3% = R$ 150,00;

IRPJ: R$ 5.000,00 x 1,5% = R$ 75,00;

valor líquido a receber ou pagar = R$ 4.692,50.

No caso do ISS, a alíquota vai depender da atividade executada, ficando entre 2% e 5% de acordo com a Lei Complementar 116. Por exemplo:

valor da nota fiscal = R$ 5.000,00;

ISS R$ 5.000,00 x 2% = R$ 100,00;

valor líquido a receber ou pagar = R$ 4.900,00.

Quando efetuar os recolhimentos?

O recolhimento dos impostos retidos na fonte acontece em horas distintas, de acordo com as normas aplicáveis a cada tributo. No caso do Imposto de Renda, o fato gerador ocorre pelo crédito ou pagamento à empresa prestadora do serviço.

O recolhimento será realizado por meio do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), até o último dia útil do segundo decêndio do mês posterior ao mês em que tiver ocorrido o pagamento ao prestador de serviços.

Em relação ao INSS e ao ISS, o prazo para recolhimento vai considerar a competência em que a nota fiscal com as retenções foi gerada. No caso do INSS, a organização contratante deve realizar o recolhimento até o dia 20 do mês subsequente à geração da nota fiscal. Já o ISS vai depender do município.

Como a retenção de impostos se relaciona com a bitributação?

Quando o empreendedor não compreende exatamente como funciona a retenção de impostos, pode cometer alguns erros. Por exemplo, receber o montante líquido, mas deixar de apontar na nota fiscal, e o tomador dos serviços, então, realizar a retenção.

Nessa situação, a falta de discriminação na nota vai gerar a apuração normal da quantia, que será paga duas vezes: pelo tomador e pelo prestador na própria apuração de tributos, gerando a bitributação.

Conseguiu entender melhor como funciona a retenção de impostos? Para garantir o recolhimento adequado, o ideal é contar com o auxílio da tecnologia para tornar o processo mais rápido e preciso. Existem ferramentas eficazes que auxiliam na gestão e na emissão das notas fiscais, além da realização de cálculos precisos, o que é muito importante nesse momento para evitar falhas.

Achou este artigo interessante? Então, aproveite sua visita ao blog para ler “Gestão fiscal de lojas físicas e e-commerce: 4 motivos para investir em ERP” e saiba mais sobre o assunto!