Redução de papel na empresa: 7 dicas para não jogar seu dinheiro no lixo!

O desperdício de papel é um problema que, além de prejudicar o meio ambiente, pode trazer prejuízos financeiros para o negócio e prejudicar a imagem da marca no mercado. Por isso, é importante adotar estratégias para conseguir a redução de papel na empresa.

As despesas com a compra de papel, armazenamento, tinta de impressão e manutenções de impressoras representam um valor significativo do lucro das organizações. De acordo com uma pesquisa realizada nos Estados Unidos, as companhias poderiam economizar até 1 bilhão de dólares ao reduzir seu desperdício de papel em 1%.

Porém, nem sempre os empresários sabem como fazer a redução de papel na empresa. Por esse motivo, preparamos este artigo com 7 dicas para evitar gastos desnecessários. Acompanhe a leitura!

1. Conheça os recursos da impressora

Todos os dias, diversos documentos são impressos na empresa, e muitos colaboradores fazem impressões sem necessidade, o que acaba contribuindo com o desperdício de papel. Porém, as impressoras geralmente têm recursos que ajudam a diminuir os impactos dessa prática na lucratividade do negócio.

Um desses recursos é a ativação do modo econômico, que auxilia na redução dos gastos com tinta e pode ser utilizado nos casos em que a qualidade da impressão não é tão importante. Para a redução de papel na empresa, também pode ser utilizada a função de impressão frente e verso (duplex).

2. Salve arquivos na nuvem

A cloud computing (computação em nuvem) traz diversas vantagens para o negócio, e uma delas é a redução de papel na empresa. Os documentos ficam armazenados em servidores fora da empresa e são acessados por meio de uma conexão com a internet, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Alguns de seus benefícios são:

• elimina a necessidade de armazenar papéis, o que reduz custos;
• traz mais segurança às informações, já que a possibilidade de perda dos documentos diminui bastante;
• oferece a possibilidade de acessar os documentos sempre que necessário e de forma rápida e prática;
• permite encontrar e alterar os documentos de forma mais simples, sem desorganização.

3. Prefira os documentos digitais

Os documentos digitais reduzem a necessidade de manter documentos impressos, já que eles podem ser visualizados por colaboradores de todos os setores da empresa que tenham acesso ao arquivo. Além disso, é possível utilizar relatórios digitais em substituição aos impressos na hora de reuniões, por exemplo.

Utilizar documentos digitais também propicia um aumento de produtividade das equipes, já que eles são mais fáceis de organizar que os impressos. A maior agilidade para encontrar os arquivos evita perdas de tempo, que poderia ser utilizado para atividades mais importantes.

No caso dos documentos que precisam de assinatura — como os contratos —, é possível também contar com o recurso de assinatura digital para validação. Essa assinatura tem validade jurídica e, além de tornar a empresa mais sustentável, facilita a organização dos documentos e é especialmente útil quando ele precisa ser assinado por várias pessoas.

4. Recicle

Em vez de jogar as folhas já utilizadas no lixo, é muito mais útil reciclá-las, tanto para o meio ambiente quanto para a redução de gastos no negócio. Uma forma simples de fazer isso é utilizar essas folhas para fazer rascunhos e anotações pouco importantes, principalmente no caso de impressões feitas em somente um lado do papel.

Além disso, a reciclagem passa uma boa imagem da empresa para os consumidores, já que eles valorizam os negócios que se preocupam com o meio ambiente. Assim, eles conseguem se identificar melhor com sua marca e serviços, o que impacta positivamente os resultados da empresa.

5. Conscientize os colaboradores

A conscientização dos colaboradores é uma etapa importante da redução de papel na empresa, já que é possível evitar o desperdício com medidas simples, que podem ser facilmente adotadas no dia a dia. Alguns dos pontos a serem considerados são:

• incentive a impressão frente e verso e, caso as impressoras da empresa não ofereçam suporte à impressão duplex automática, oriente os colaboradores a fazê-la de forma manual, reinserindo a folha na impressora para imprimir o segundo lado;
• alerte sobre a importância de visualizar os documentos antes de solicitar a impressão, já que isso evita erros — de formatação, necessidade de correções ou informações irrelevantes — e o descarte de papéis já impressos que não serão utilizados;
• utilize sistemas de gestão de impressão, para saber quais são os setores da empresa em que o desperdício é maior, e avise aos colaboradores para que tenham mais atenção em relação a isso;
• crie metas de redução e informe os colaboradores sobre os objetivos a serem atingidos, pois, assim, eles se tornarão mais motivados a reduzir o consumo de papel.

6. Envie boletos por e-mail

Outra maneira de conseguir a redução de papel na empresa é optar por enviar os boletos por e-mail, em vez de imprimi-los, o que é mais prático e sustentável. Muitas pessoas preferem receber esse tipo de documento de forma digital, já que é muito mais rápido acessá-lo pela internet, sem ter que se preocupar com o armazenamento e descarte de faturas recebidas em papel.

7. Use as funcionalidades de um sistema

Um sistema de gestão ERP, além das diversas vantagens em relação à maior facilidade de administração do negócio como um todo, auxilia no processo de redução de papel na empresa.

O sistema ERP para lojas físicas e virtuais da WM10 traz funcionalidades que ajudam a diminuir os custos com impressão e trazem maior segurança pela forma de armazenamento de documentos fiscais. Isso porque ele funciona 100% em nuvem e está hospedado no maior servidor da América Latina (Equinix).

Uma dessas funcionalidades é a impressão de documentos essenciais, como o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), na impressora térmica. Com ela, a empresa evita ter que imprimir as diversas notas em folhas tamanho A4 e passa a fazê-lo em tamanho menor e sem perda de informações.

Como você pôde perceber, a redução de papel na empresa ajuda a otimizar os recursos financeiros do negócio, além de tornar a empresa mais sustentável. Por meio da conscientização dos colaboradores e utilização de ferramentas tecnológicas — como um sistema de gestão específico para seu segmento —, é possível tornar essa tarefa mais fácil.

Você precisa de um sistema ERP para reduzir o desperdício de papel em sua loja, entre outros benefícios? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo!