Você sabe como estruturar um bom fluxo de caixa para sua empresa?

Você tem tido dificuldades para manter as finanças do seu negócio sob controle? Muitos empreendedores acabam não tendo uma boa noção de como estão a receita e as despesas da firma. Assim, pode faltar dinheiro para pagar os fornecedores, e fica a sensação de que a empresa não está dando lucro. Esse problema pode ser evitado com um bom fluxo de caixa.

É claro que você não quer entrar para a triste estatística dos 60% de empresas que fecham antes dos primeiros 5 anos de vida, não é mesmo? Já que a falta de um bom controle das entradas e saídas é uma das principais causas da morte de um negócio, vale muito a pena estruturar um bom fluxo de caixa para sua organização. Então, continue a leitura para descobrir como fazer isso.

Entenda o que é fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento para o controle financeiro do negócio e deve conter todas as informações de entradas e saídas de dinheiro.

Isso significa que você deve registrar tudo o que sua empresa recebe, como pagamentos em dinheiro e cartão de débito e crédito. Também é preciso relacionar todas as despesas, o que inclui aluguel, contas de água, luz, telefone e internet, salários dos funcionários e pagamentos a fornecedores, por exemplo.

Algumas pessoas talvez pensem que a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) pode substituir o fluxo de caixa. Porém, esse documento é fornecido apenas anualmente pela contabilidade e contém informações resumidas sobre as contas da empresa. Assim, ele não permite conhecer a fundo as contas do negócio e ter uma posição atualizada das finanças.

Um bom fluxo de caixa deve levar em conta o ciclo operacional do negócio. Isso tem a ver com o tempo que abrange desde a data em que o produto foi comprado até o momento em que o cliente fez o pagamento. Assim, o ciclo operacional inclui todos os processos envolvidos nesse período.

Saiba por que o fluxo de caixa é tão importante para a empresa

Acompanhar o fluxo de caixa é uma atividade básica para o empreendedor. Isso permite saber para onde o dinheiro está indo e se vale a pena investir um pouco mais em alguma área e ter uma boa noção de onde é possível reduzir gastos.

Esse acompanhamento ajuda a evitar despesas desnecessárias e o endividamento da empresa. Todas essas informações ajudam a trabalhar de forma estratégica para que o negócio cresça de modo saudável.

Veja algumas sugestões para estruturar um bom fluxo de caixa

Abaixo, estão algumas dicas úteis para fazer um bom fluxo de caixa. Lembre-se de que elas podem ser usadas na sua empresa, independentemente de você ter um negócio físico ou um e-commerce.

Separar entradas e saídas

É importante registrar todas as entradas, e isso inclui também aquelas que estão previstas, embora ainda não tenham sido concretizadas. Isso significa que é necessário ter uma previsão dos valores de cheques predatados e das compras na função crédito, que geralmente são liberados após cerca de um mês.

Para organizar as saídas, é muito útil separá-las em categorias. Por exemplo, você pode criar uma categoria “Fornecedores” e incluir nela tudo aquilo que é gasto com a compra de mercadorias. Uma categoria nomeada como “Despesas Operacionais” poderia incluir despesas com aluguel, água, energia elétrica, telefone e internet.

Criar categorias de despesas permite ter uma boa noção de para onde o dinheiro do seu negócio está indo. Assim, fica mais fácil identificar áreas que precisam reduzir os gastos e outras que podem receber investimento, por exemplo.

Ter controle sobre todas as informações

É necessário registrar todas as despesas, por mais irrelevantes que possam parecer — até mesmo a compra de materiais de limpeza ou de papel A4, por exemplo —, para que você tenha uma visão bem completa da situação financeira da empresa.

Acontece que, muitas vezes, os desperdícios ocorrem justamente em despesas aparentemente insignificantes. Afinal, é isso o que acontece em nossas finanças pessoais, não é mesmo?

Se você vai começar agora a montar o fluxo de caixa do seu negócio, não se preocupe com o passado. O trabalho e o tempo envolvidos em recuperar todas essas informações fazem com que não valha a pena. Porém, a partir de hoje, você não deve deixar de registrar nada, ok?

Analisar os resultados

De que adiantaria registrar todas essas informações e não fazer um bom uso delas? Na verdade, analisar relatórios é uma das atividades mais importantes de um empreendedor. Afinal, você não deve se concentrar tanto em tarefas operacionais a ponto de deixar as estratégicas de lado.

Um aspecto a se levar em conta é que, embora alguns resultados possam parecer negativos, talvez não signifiquem prejuízo. Isso acontece porque você pode ter feito investimentos, como a compra de um novo computador ou a instalação de um software de gestão.

Porém, se, no decorrer de alguns meses, você perceber que o resultado negativo tem se repetido, será preciso tomar providências para reverter essa situação. Talvez seja necessário verificar se o capital de giro da empresa está sendo suficiente ou se, de fato, há gastos que podem ser reduzidos.

Investir em ferramentas de gestão

Você deve estar percebendo que um bom fluxo de caixa requer lidar com uma grande quantidade de informações, não é mesmo? Porém, isso não deve desmotivar um empreendedor de manter o controle sobre as finanças do negócio.

Ainda bem que há softwares que podem auxiliá-lo nessa tarefa. Um bom sistema de gestão pode ajudar você a fazer registros confiáveis e a realizar análises detalhadas de forma simplificada. Por exemplo, o simples fato de olhar um gráfico já ajuda a ter uma boa visão de como as coisas estão indo, além de possibilitar uma projeção do que acontecerá mais à frente.

Com este artigo, você viu como é importante ter um bom fluxo de caixa. Além disso, também recebeu algumas sugestões para fazer isso de maneira eficiente, mantendo o controle sobre todas as informações e fazendo uma boa análise dos resultados. Afinal, um empreendedor precisa trabalhar de modo estratégico, e a informação é a sua grande aliada.

Agora que você já sabe como organizar um bom fluxo de caixa, que tal conhecer uma ferramenta que facilita esse trabalho? Então, leia o artigo “Fluxo de caixa para pequeno e grande varejo”.