Confira as vantagens da padronização de processos na loja física e virtual

Já aconteceu de um cliente pedir um produto que você deveria ter no estoque mas não tem? Ou pode ser que um de seus funcionários já tenha se esquecido de anexar a nota fiscal a algum pedido a ser enviado. Erros como esses e muitos outros podem ser evitados com a padronização de processos.

Muitas empresas têm investido nessa estratégia para aumentar a eficiência e melhorar os resultados. Então, a decisão de organizar as atividades do negócio é um sinal de que ele está amadurecendo e que você está fazendo uma boa gestão. Por isso, se você quer entender melhor o que é a padronização de processos e por que ela é vantajosa, continue a leitura!

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos é uma maneira de organizar as atividades do seu negócio, permitindo que o trabalho seja realizado da forma mais simples e objetiva possível. A meta principal é alcançar resultados que atendam às expectativas dos clientes.

Quando as atividades são padronizadas, os colaboradores passam a ter um método de trabalho. Assim, ao iniciar o expediente, eles já têm em mente tudo o que deverão fazer para desempenhar bem o papel deles no negócio.

Todos os empregados precisam saber o que se espera deles e isso vale tanto para lojas físicas como para as virtuais. Com a padronização de processos, os empregados podem alcançar a excelência, tornando-se peritos em suas atividades.

Quais são as vantagens de investir na padronização de processos?

Os empreendedores que ainda não padronizaram os processos de seus negócios talvez não tenham uma boa noção do quanto isso é vantajoso. Então, veja alguns dos benefícios.

Aumento da produtividade

O que acontece quando ninguém está designado para tratar as reclamações e dúvidas de clientes? O primeiro colaborador que se lembrar realiza a tarefa, não é mesmo? Mas e se no decorrer de um dia inteiro ninguém se lembrar de fazer isso? Então, as consequências dessa falta de produtividade podem prejudicar os resultados.

Quando se padroniza as atividades de um processo, o trabalho passa a ser feito de uma maneira mais objetiva. Se as atividades não são bem definidas, algumas chegam a ficar esquecidas e deixam de ser feitas. Por outro lado, se todos sabem o que devem fazer, haverá uma boa produtividade.

Controle das atividades

Se cada atividade tem um dono, ele também é responsável pelos resultados daquela tarefa. A padronização de processos permite monitorar possíveis falhas na execução das atividades e isso possibilitará um aprimoramento por parte do colaborador.

Isso não tem a ver com fiscalizar os empregados. Na verdade, a padronização de processos ajuda cada colaborador a entender seu papel na empresa, para que consiga cumpri-lo.

Diminuição dos erros

Muitas falhas ocorrem justamente por falta de padronização nas atividades. Afinal, quando há um padrão, o colaborador não precisa descobrir qual é a próxima etapa de seu trabalho porque tudo já foi definido previamente.

Por exemplo, imagine que foi definido que, após a impressão da nota fiscal e da etiqueta de envio, o próximo passo é embalar o pedido e afixar os documentos. Sem essa padronização, em certo dia talvez o colaborador decida seguir uma ordem diferente, o que pode levar ao envio de um pedido errado para o cliente. A padronização de processos evita imprevistos desse tipo.

Maior transparência

Uma vantagem para o gestor é a possibilidade de fazer conferências. Uma das grandes ferramentas que fazem parte da padronização de processos é um software de gestão. Essa tecnologia organiza inúmeras informações a respeito do processo e as exibe em gráficos, tabelas e outros elementos.

Em uma loja física é possível, por exemplo, analisar o desempenho de determinado vendedor. A partir dessa análise, pode-se orientá-lo e oferecer treinamentos para que ele consiga alcançar bons resultados nas vendas.

Esse tipo de análise é muito útil também no e-commerce. Os relatórios de vendas gerados por um sistema de gestão podem ajudar a definir estratégias que levem a resultados ainda melhores.

Mais eficiência na gestão

Um negócio gera uma quantidade enorme de informações, não é verdade? O que aconteceria se você ignorasse a todas elas? Na verdade, há empreendedores e gestores que deixam passar batido várias informações necessárias na hora de tomar decisões e isso é preocupante.

Um software de gestão reúne inúmeros dados do seu negócio e os organiza de uma forma simples de entender. Assim, em poucos segundos você pode saber como está o financeiro da empresa. Também é possível apurar as vendas realizadas, o desempenho de cada vendedor, como está o estoque e assim por diante.

Redução de custos

Esse é um dos principais objetivos de todo gestor. O bom é que esse objetivo não está fora de alcance! Veja bem: se a padronização de processos resulta em melhorar a produtividade, reduzir erros e aumentar a eficiência, o resultado inevitável é a redução de custos.

O monitoramento simplificado por meio de um software de gestão proporcionará um pleno controle de tudo o que está acontecendo na empresa. Assim, qualquer imprevisto pode ser resolvido prontamente, sem que certas situações se tornem grandes problemas.

Como implementar a padronização de processos na empresa?

A padronização de processos é essencial para que um negócio continue se desenvolvendo. Porém, é impossível implementar essa estratégia sem usar um software de gestão. Afinal, essa padronização envolve lidar com incontáveis informações e manter um controle sobre elas requer a ajuda da tecnologia.

Por isso, para padronizar os processos de seu negócio, é importante contar com o apoio de uma empresa bem-conceituada e especializada em softwares de gestão. Com um trabalho de qualidade, ela oferecerá a melhor solução para que sua organização dê esse passo importante rumo à maturidade profissional.

Com a ajuda deste artigo, você entendeu o que é a padronização de processos e por que ela é tão benéfica para as empresas. Essa estratégia será um fator importante para que seu negócio aumente a eficiência, reduza custos e se mantenha forte no mercado. Você não que ficar para trás, não é mesmo?

Nós, da Web Managers, estamos à sua disposição para fornecer as ferramentas de que você precisa para padronizar os processos do seu negócio. Por isso, entre em contato agora mesmo com a gente!