Custo operacional: aprenda como calcular e reduzir seu valor

O controle de custos operacionais deve ser uma preocupação de toda empresa, já que ele é necessário para mantê-la funcionando. Porém, é importante prestar atenção às fontes de gastos, pois, muitas vezes, é viável reduzir seu valor.

Ao conhecer os custos operacionais da loja, é possível planejar melhores preços e aumentar sua competitividade. Além disso, ao adotar estratégias para diminuir as despesas, a empresa passa a ter mais dinheiro disponível para fazer novos investimentos.

Quer saber o que é o custo operacional, como calcular seu valor e reduzir as despesas da sua loja? Aprenda agora mesmo!

O que é custo operacional?

Os custos operacionais estão relacionados às despesas que uma empresa tem para manter seu funcionamento. No caso das lojas físicas ou virtuais, algumas das principais fontes dessas contas são:

• aquisição de produtos para estoque;
• pagamento de funcionários;
• despesas com viagens e materiais promocionais;
• manutenção de computadores e outros equipamentos;
• compra de materiais de escritório, como papel e tinta de impressão;
• pagamentos de juros, impostos, emissão de notas fiscais e multas;
• aluguel, hospedagem de site, água, luz, internet etc.

Como calculá-lo?

Embora possa haver variações no custo operacional de um mês para outro, é importante encontrar uma média dos valores gastos. Assim, é possível fazer um melhor planejamento financeiro e garantir o bom funcionamento do estabelecimento.

A seguir, você confere um passo a passo sobre como calcular o custo operacional em sua empresa ou loja física.

Conheça a fundo suas despesas recorrentes

Nesse primeiro passo do cálculo de custo operacional, é preciso fazer um levantamento de todos os gastos recorrentes da empresa mensalmente, com cuidado para não esquecer nenhum valor importante.

Estabeleça uma média de custos

Os custos precisam se tornar uma variável tangível, então é necessário definir uma média. Para tal, basta somar todos os valores obtidos em cada mês e dividir pelo número de meses considerados — o intervalo de tempo costuma ser de três a seis meses. O resultado obtido será o custo operacional médio do seu negócio.

Compare os custos ao seu faturamento

Nesse caso, basta dividir o valor das despesas pelo faturamento médio do negócio nos últimos meses e multiplicar o resultado por 100. Por exemplo, se uma loja tem um faturamento médio de R$ 10.000,00 mensais e uma média de custos operacionais de R$ 1.000,00 mensais, significa que esses custos equivalem a 10% de seu faturamento.

Encontre o “ponto de equilíbrio”

Esse termo se refere ao faturamento mínimo necessário para cobrir o custo operacional do negócio e, assim, mantê-lo sustentável e em funcionamento. Ele equivale à divisão entre seus custos fixos e a margem de contribuição obtida.

O cálculo desse índice pode ser feito da seguinte forma:

• subtraia os custos variáveis do seu faturamento médio para descobrir a margem de contribuição;
• divida o valor pelo faturamento médio para obter um número percentual (o ponto de equilíbrio).

Vamos exemplificar: se o seu faturamento médio é de R$ 5.000,00 e os custos variáveis somam R$ 2.500,00, a margem de contribuição é de R$ 2.500,00. A porcentagem obtida pela divisão desses números é de 50%.

Supondo que os custos fixos somem um valor de R$ 3.000,00, o resultado da divisão entre ele e o percentual acima obtido é R$ 6.000,00, o que representa o valor mínimo do faturamento mensal que garante a sustentabilidade do negócio.

Como reduzir seu valor?

Ao reduzir os custos operacionais, a empresa passa a ter maiores lucros e se torna mais competitiva no mercado. Veja, a seguir, as principais formas de conseguir diminuir as despesas da loja.

Controle os desperdícios

Os desperdícios de materiais podem ocorrer em qualquer lugar da empresa, mas, no caso das lojas, é preciso dar atenção especial ao setor de estoque. Portanto, conscientize os colaboradores a fazerem o armazenamento e o manuseio dos produtos adequadamente para evitar possíveis danos.

Além disso, é importante conhecer as reais necessidades da sua loja, planejar melhor as suas compras e, ainda, fazer uma boa gestão do estoque. Ao girar o estoque de maneira mais rápida, é possível evitar problemas com produtos parados há muito tempo.

Para essa tarefa, você pode utilizar algumas estratégias. Veja duas que recomendamos!

Mapeamento dos processos

Trata-se da identificação de como são executadas as atividades que fazem parte dos processos e demais aspectos envolvidos com o fluxo de trabalho. Entre as principais finalidades dessa prática, podemos citar:

• entender como os processos funcionam na prática;
• aprimorar as atividades realizadas;
• padronizar os processos para que sejam realizados da melhor forma possível;
• promover as mudanças necessárias.

Business Intelligence

O Business Intelligence é uma estratégia de coleta, organização, análise, aplicação e acompanhamento dos dados. Tudo voltado para a empresa tomar decisões mais acertadas a respeito dos investimentos realizados, além de identificar os retornos obtidos.

Com o uso das ferramentas adequadas, é possível ter em mãos informações precisas e que vão contribuir para um controle de custos operacionais mais efetivo. Quando a loja conta com um sistema ERP, esse processo se torna mais automatizado, o que proporciona produtividade e minimiza os gastos.

Negocie diretamente com fornecedores

Procure avaliar melhor os preços praticados pelos fornecedores da loja e fazer negociações para diminuir gastos. Em alguns casos, pode ser interessante até mesmo trocar de fornecedor — isso vale em relação tanto aos produtos do estoque quanto aos prestadores de serviços, como telefonia ou internet.

Existem algumas medidas que você pode inserir no plano de ação da empresa para melhorar a gestão de fornecedores. Por exemplo:

• armazene e organize os contratos realizados, considerando ser normal a alteração de cláusulas e aditivos. Um bom sistema pode auxiliar no controle desses documentos, reduzindo os riscos de perdas, além de facilitar o acesso;
• automatize o fluxo de trabalho, integrando todos os colaboradores responsáveis pela gestão dos contratos para simplificar a conferência e identificação de cláusulas que precisam ser mudadas ou de problemas que precisam ser solucionados para evitar prejuízos;
• monitore a questão financeira e preste atenção a todos os fatores envolvidos nessa área, para evitar dívidas e dores de cabeça desnecessárias. No contrato, devem estar estabelecidos os prazos e as condições para pagamentos, além das garantias monetárias para o cumprimento do objeto acordado;
• analise as vantagens da negociação para entender se é melhor encerrar ou renovar a parceria. Uma compra em maior volume ou até mesmo a fidelização pode levar à aquisição de mercadorias e insumos por preços mais em conta, o que vai reduzir os gastos e aumentar a competitividade.

Defina uma meta

Ao definir uma nova meta de porcentagem de custos operacionais a ser atingida em relação ao faturamento, fica mais fácil tomar as medidas necessárias para alcançá-la e visualizar melhor os seus resultados. Portanto, estabeleça uma meta realista, informe-a aos colaboradores e faça novos cálculos de tempos em tempos.

Adote um sistema de gestão

Um sistema de gestão permite registrar, de forma organizada, todos os custos operacionais da empresa, o que facilita seu cálculo e sua análise. Ele também favorece o controle de compras e estoque, já que possibilita conhecer o perfil dos clientes da loja e entender quais são os produtos mais buscados e quais as quantidades necessárias de cada um.

Engaje seus funcionários

Manter a equipe informada sobre as questões financeiras do negócio pode trazer benefícios capazes de fazer a diferença. Um deles é o engajamento. Conhecendo os principais desafios da empresa, o time se sente corresponsável pelos gastos e custos gerados e passa a agir com mais consciência, evitando desperdícios e contribuindo para soluções que aprimorem o custo operacional.

Mas como conseguir esse engajamento? Confira alguns tipos de ações que você pode implementar e ter grandes resultados.

Treinamentos

Os treinamentos consistem em aulas e práticas que têm o intuito de aperfeiçoar habilidades e competências dos colaboradores de acordo com as funções que eles exercem, independentemente do cargo. Entre as vantagens dessas iniciativas, podemos destacar:

• atualização profissional;
• eficiência na comunicação entre a equipe;
• aumento da produtividade;
• desenvolvimento de novas capacidades;
• conhecimento sobre ferramentas que serão inseridas na rotina de trabalho;
• aprimoramento dos processos internos;
• mais qualidade nos serviços entregues, com eliminação de retrabalho e, consequentemente, diminuição de custos.

Gamificação

A gamificação é a aplicação de estratégias de jogos em situações do dia a dia para, de maneira leve e divertida estimular os colaboradores, melhorar a produtividade, gerar conhecimento, alterar comportamentos, solucionar problemas, entre outros benefícios.

Ou seja, a promoção do engajamento dos funcionários é realizada de um jeito diferente, capaz de estimular cada um a evoluir, conquistar o desenvolvimento profissional e ajudar o negócio a alcançar resultados mais satisfatórios.

Campanhas de incentivo

As campanhas de incentivo estão ligadas às ações desenvolvidas para motivar a equipe, elevar a produtividade individual e da empresa como um todo, fazer com que os processos sejam executados da forma mais adequada possível e, com isso, minimizar o desperdício de capital e aumentar as vendas.

Otimize processos já existentes

Antes de investir alto numa mudança de processos, reúna sua equipe de inteligência e reflita: como é possível otimizar os procedimentos já existentes, tornando-os mais eficazes? Mesmo que a solução demande um investimento financeiro, em muitos casos, ele será menor do que a completa substituição do modus operandi.

Avalie custos logísticos

A constante avaliação de todas as condições que influenciam o custo operacional pode levar a descobertas antes inimagináveis. Mudanças logísticas, como um novo endereço de funcionamento ou a locação de um espaço para estoque de suprimentos mais próximo da sede, podem acarretar transformações substanciais nos resultados da empresa.

Renove maquinários e equipamentos

Aqui, é preciso agir com sabedoria! Renovar maquinários e equipamentos de forma impensada pode se converter num gasto a mais, com impacto direto no custo operacional. Já com base em análises e avaliações periódicas nos resultados gerados pelos equipamentos, é possível obter índices que justifiquem a troca de máquinas por versões mais modernas.

Quando feito de modo estratégico, o investimento pode trazer, em médio e longo prazo, mais retorno em produtividade.

Considere a terceirização

Terceirizar etapas do processo é outra atitude que deve ser tomada com sabedoria e consciência. Em alguns casos, a terceirização acarreta gastos desnecessários, mas não devemos tomar isso como verdade absoluta. Empresas especializadas e capacitadas podem ajudar a otimizar muito o tempo e o capital do seu negócio.

Como você viu, ter um controle de custos operacionais é muito positivo para a empresa, já que permite aumentar os lucros e manter a saúde financeira. Para isso, basta identificar as fontes de gastos em todos os setores e adotar estratégias para otimizar os investimentos com os processos do negócio.

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